Полученная
результативная информация формируется в единой информационной базе
бухгалтерских записей для дальнейшего использования при решении
вышеперечисленных задач в последующие периоды, а также для
использования
другими смежными комплексами задач.
Вопросам
разграничения ответственности за выполнение работ, связанным с
использованием
учетной информации в условиях функционирования АРМ должно быть уделено
особое
внимание. Должностные инструкции учетных работников должны
обеспечивать: -
четкое разграничение автоматизированных и других операций; -
сохранность
данных.
Таким
образом, в условиях эксплуатации АРМ достигается: – изменение
функциональных
обязанностей учетного работника; – усиление персональной
ответственности за
достоверность инфор
мации; – определение
круга лиц, имеющих право доступа к
информации; – регламентация порядка хранения информации и правил
ревизии
данных.
Принципы
организации структуры и размещения информационного фонда АРМ бухгалтера
по
учету материальных ценностей в соответствующей системе кодирования
учетных
данных должны позволить: – реализовать сравнительно простой и
экономичный
диалоговый режим работы учетного работника в близкой и привычной для
него форме
работы в процессе выполнения им возложенных на него
контрольно-аналитических
функций; – достичь высокой оперативности получения требуемой информации
для
экономического анализа и принятия управленческих решений.
Функционирование
АРМ бухгалтера по учету материальных ценностей предусматривает
применение
типовых классификаторов. используемых при автоматизации бухгалтерского
учета
предприятия. Данная система классификации обеспечивает
терминологическое,
информационное, идентификацио
нное единство показателей
и реквизитов в рамках
отдельных участков учета.
Во время
функционирования АРМ могут быть выполнены персоналом неверные действия
или
может возникнуть поломка некоторых устройств компьютера. По этой
причине
приходится сохранять информацию системы на гибких дисках и
восстанавливать в
случае сбоев.
Сохранность информации и
возможность ее восстановления обеспечивается копированием файлов
оперативной и
условно- постоянной информации не менее одного раза в месяц с жесткого
на
гибкие магнитные диски и ведением эталона программного обеспечения.
Управление
работой комплекса программ АРМ бухгалтера по учету материальных
ценностей и
выбор функций осуществляются автономно в диалоговом режиме через
головной
модуль учета материальных ценностей с использованием меню.
Все
операции, выполняемые на АРМ бухгалтера по учету материальных ценностей
отражены во
многоуровневом меню.
Головное
меню содержит следующие функции: – входная информация; -
нормативно-справочная
информация; – выходная информация; – ведение информационной базы.
При работе с
функцией «Входная информация» отображается в меню II уровня
перечень входной
информации: – приходный ордер (оплата через банк); – приходный ордер
(оплата
чеком); – приходный ордер (возврат из подотчета); – требование; -
лимитно-заборная карта; – акт на списание МБП с подотчетных лиц; – акт
на
списание МБП со склада (отдела); – накладная на отпуск материалов на
сторону
(организации); – накладная на отпуск материалов на сторону (частным
лицам); -
аудит входной информации.
Для работы с
одним из документов выбирается соответствующая функция и заполняется
последовательно первичный документ. После набора данных выбирают
функцию печати
первичного документа или записи на машинный носитель. После этого
происходит
переход в меню II уровня и соответственно в меню III уровня. Меню
третьего
уровня предназначено для предоставления пользователю альтернативных
возможностей по
управлению процессом
обработки данных.